מידע לעוסקים בכ"א

איוש משרה

איוש משרה תקנית

איוש משרה תקנית

כל משרה תקנית מחייבת הליך פרסום לצורך איושה.

להלן שלבי הטיפול בתהליך גיוס פנימי ובמקרה הצורך, גיוס חיצוני המגיע לאחריו.

המידע מוצג , צעד אחר צעד, בציון לו"ז לביצוע והגדרת הגורם האחראי לביצוע בכל שלב ושלב.

הכנה לקראת פרסום המשרה – בטיפול היחידה

מועד ביצוע :

- משרה חדשה – עם קבלת אישור לגיוס

- משרה קיימת – עם קבלת ההודעה על התפנותה

- משרה המתפנה בעקבות פרישה ואושרה לאיוש - 4 חודשים טרם הפרישה

בדיקת תקציב	באמצעות הבקרה התקציבית באורקל (בהתאם לאחוזי המשרה ולמכסת הק"מ המקובלת בתפקיד).
הגדרת כישורים ותחומי עיסוק	ניסוח פרטי התפקיד, בהתבסס על הגדרות כלליות וספציפיות, כמקובל בתפקידים דומים באוניברסיטה.
קבלת אישור או"ש	פנייה אל מנהלת יחידת ארגון ושיטות (אורי פריד-שפי) לצורך אישור הגיוס והגדרות המשרה (שם תפקיד, היקף העסקה, השכלה, מתח דרגות וכו').
טופס בקשה לגיוס עובד כולל פרטים שישמשו מאוחר יותר , בעת ההפניה למבדקים	בתום תהליך הטיפול כמצוין לעיל.

2. פרסום פנימי של המשרה – בטיפול מדור גיוס והשמה

ניסוח מודעת "דרושים"	בהתבסס על המידע שהועבר ע"י היחידה ובהתאם למקובל בפרסום משרות דומות באוניברסיטה.
פרסום פנימי בקמפוס	לפרק זמן של 10 ימים קלנדריים, כמקובל .

3. מיון המועמדים – בטיפול מקביל של היחידה ומדור גיוס והשמה

מועד ביצוע – החל בקבלת הפניה הראשונה ועד לתום מועד הפרסום הפנימי

גורם מבצע	פעילות	הערות
מדור גיוס והשמה	מיון קורות חיים	ניתן להגיש מועמדות עד לשעה 24:00 ביום האחרון לתקופת הפרסום. המיון נערך בהתאם לדרישות שהוגדרו כחובה אי עמידה בתנאי הסף (השכלה ו/או ניסיון) מוגדר "כפסילה על הסף" הודעה נמסרת למועמד, מוקדם ככל שניתן
מדור גיוס והשמה	מעביר קו"ח ליחידה
היחידה	מראיינת את כל המועמדים	ניתן להתחיל בראיונות כבר במועד קבלת הפנייה הראשונה טופס סיכום ראיון למועמדים פנימיים
היחידה	מכתב מסכם	מעבירה אל מדור גיוס והשמה בתום סבב הראיונות מכתב מסכם לגבי כלל המועמדים. אם מבקשת להמשיך רק עם חלק מהמועמדים, עליה לנמק זאת בפירוט ובכתב.
מדור גיוס והשמה	במקרה של פסילה במיון ראשוני	מעביר את סיכום היחידה לאישור הנהלת אגף משאבי אנוש וועד העובדים. אם אושר -המועמד יקבל הודעה על "פסילתו במיון ראשוני". אם לא אושר - ימשיך המועמד בתהליך המיון עד לסופו.

4. איסוף מידע לגבי המועמדים- בטיפול מדור גיוס והשמה

מועד ביצוע – סמוך למועד אישור סיכום הראיונות.

מבדקי התאמה

הפניית המועמדים למבדקי התאמה בהתאם לכללים שנקבעו. מכון המיון מעביר התוצאות אל מדור גיוס והשמה בהתבסס על איפיון תפקיד ספציפי שהועבר לידיו ע"י צוות המדור (בהסתמך על הנתונים שהועברו ע"י היחידה). ניתן להפנות מועמד למבדקים מיד בתום ראיון ביחידה, עוד טרם סיום שלב הראיונות של כלל המועמדים.

חוות דעת ממונים

מדור גיוס והשמה מכין רשימת מדדים אחידה וספציפית לתפקיד, המועברת להערכת ממונה נוכחי לגבי כל אחד מהמועמדים. הממונה מתבקש להעביר התייחסותו אל מדור גיוס והשמה, מוקדם ככל האפשר. צוות המדור מעדכן את הממונה ביחידה המגייסת לגבי הנתונים שהועברו .

5. בחירת המועמד

ועדת מכרזים- באלו מקרים מתקיימת ובאלו לא :

בחירת המועמד במעמד ועדת מכרזים רק כאשר מדובר במשרה מלאה, שהדרגה התחילית במתח הדרגות של המשרה היא 8 בדירוג המינהלי (או 38 בדירוגים מקצועיים) ומעלה והיקף המשרה הוא 100%.

במשרה בה הדרגה התחילית במתח הדרגות היא 43 , מתקיימת ועדת מכרזים עליונה.

בתפקידי ניהול בתחום התחזוקה- מתקיימת ועדת מכרזים , גם כאשר הדרגה התחילית במתח הדרגות במשרה, נמוכה מ-8 .

לתשומת לב - במקרים בהם משתתפים בוועדה 2 נציגי יחידה, ישתתפו 2 נציגי ועד.

במקרה של בחירה במסגרת ועדת מכרזים - היחידה מודיעה למועמד על בחירתו. במשרות בהן לא חלה חובת קיום ועדת מכרזים כמפורט לעיל - נבחר המועמד ע"י היחידה, בתיאום עם אגף משאבי אנוש ותשובה למועמד ניתנת על ידי הממונה ביחידה המגייסת.
תשובות שליליות למועמדים פנימיים - נמסרות ע"י מדור גיוס והשמה. היה ומועמד מועסק ביחידה המגייסת והוחלט שלא לקבלו, יקבל התשובה ישירות מהממונה ביחידה.
תשובות שליליות למועמדים חיצוניים - כמפורט בסעיף 7 שלהלן

6. כניסה לתפקיד ותיאום הסדרי חפיפה

גורם מבצע – היחידה

מועד ביצוע – מייד עם ההודעה על הבחירה

מועד כניסה לתפקיד

מתואם בין היחידות הרלבנטיות

הכניסה לתפקיד תוך חודשיים לכל המאוחר, מיום הבחירה.

חפיפה בתפקיד

תוך שבוע מהודעת הבחירה, תחל החפיפה. בתחילה, עיקר עבודתו של העובד ביחידה הנוכחית. לאחר כחודש, יעבוד בפועל 50% מזמנו

בתפקיד הנוכחי ו-50% בתפקיד החדש.

בהתאם לצורך, יתבקש העובד לבצע שעות נוספות, שעלותן תחול על היחידה המגייסת. עובד אשר נכנס לתפקיד וטרם נמצא לו מחליף, ישלים את החפיפה במהלך החודש הראשון לתחילת עבודתו של המחליף.

7. סוגיות ייחודיות לטיפול בגיוס חיצוני

במשרות בהן לא נבחר מועמד פנימי יחולו אותם שלבי טיפול כמו בגיוס פנימי, עם השינויים הבאים :

לתשומת לב - לפרסום החיצוני רשאים להגיש מועמדותם גם עובדים פנימיים, שמסיבה כלשהי, לא הגישו מועמדותם במהלך הפרסום הפנימי. היה ונתוניהם יהיו שווים למועמדים החיצוניים, תינתן להם עדיפות בבחירה.

גורם מבצע	פעילות	הערות
מדור גיוס והשמה והיחידה בהתאם לצורך	פרסום חיצוני	באתר האוניברסיטה ובמקורות נוספים (אתרי אינטרנט, חב' השמה, עיתונות וכו') - בהתאם למאפייני התפקיד ולשיקולי היחידה (לרבות שיקולים תקציביים) תהליך הכרוך בתשלום – יחול על היחידה המגייסת
מדור גיוס והשמה	העברת קורות חיים	מדור גיוס והשמה ימיין את מכלול הפניות ויעביר ליחידה את קורות החיים הרלבנטיים בלבד.
היחידה	ראיונות חיצוניים	היחידה תזמן רק את אלו המתאימים לה ביותר. מומלץ לערוך ראיון טלפוני להתרשמות ראשונית ולתיאום ציפיות (בעיקר כאשר מדובר בשעות עבודה חריגות ועוד).המועמדים יתבקשו, במעמד הזימון, להמציא תעודות השכלה. טרם הריאיון יתבקשו המועמדים למלא שאלון למועמד
היחידה	המלצות ממונים	היחידה תאסוף חוות דעת לגבי המועמדים ותעביר סיכום כתוב למדור גיוס והשמה. במקרים מיוחדים ובתיאום עם היחידה, יסייע מדור גיוס והשמה בראיון ו/או באיסוף חוות הדעת.
מדור גיוס והשמה	הערכת שכר ותנאי העסקה	מועמדים שימצאו מתאימים בתום הריאיון תפנה היחידה אל מדור גיוס והשמה קורות החיים, בצירוף תעודות השכלה ושאלון למועמד, לצורך קבלת הערכת שכר . עם חתימתם על ההצעה, יופנו למבדקי התאמה.
היחידה	הודעת בחירה	היחידה תודיע למועמד על בחירתו ותתאם עמו מועד לתחילת עבודה (מעבירה אליו את המסמך שלהלן: מכתב לעובד חדש) ותעדכן בכך את מדור גיוס והשמה. במקביל , תמסור תשובות בכתב למועמדים אשר זומנו לראיון ולא נבחרו. התשובות השליליות יימסרו מוקדם ככל האפשר- לאחר הריאיון או לכל המאוחר, עד 14 יום מיום בחירת המועמד. תשומת הלב - במשרות בהן תהליך המיון נמשך מספר שבועות, יש לעדכן בכתב את המועמד אחת לחודשיים, לגבי מועמדותו. הסבר מפורט כולל דוגמאות לנוסח מכתבי התשובה והעדכון למועמד ניתן לקבל באמצעות פנייה ישירה למייל של כל אחת מצוות מדור גיוס והשמה באגף משאבי האנוש.
היחידה	חפיפה	כאשר נקלט לתפקיד מועמד חיצוני, תאושר במידת הצורך חפיפה תקציבית לתקופה של שבועיים.