קליטת עובד
קליטת עובד חדש
תכנון נכון של תהליך קליטת עובד חדש לתפקיד הינו קריטי להשתלבות מוצלחת של העובד בתפקיד וביחידה. בתהליך משתתפים 3 גורמים מרכזיים- היחידה, העובד ואגף משאבי אנוש. קליטה מוצלחת תתבטא בשביעות רצון הדדית- ממונה ועובד, ברמת תפקוד ראויה ובהתמדת העובד בתפקיד.
להלן שלבי הטיפול, בחלוקה לנושאים ובציון לו"ז והגורם האחראי לביצוע בכל שלב.
תשומת הלב – קליטה לתפקיד חדש חלה הן על עובד חדש באוניברסיטה והן על עובד אוניברסיטה, במעמד זמני או קבוע, העובר לתפקיד חדש.
1. לקראת קליטה – התארגנות היחידה
|
עובד אוניברסיטה בתפקיד חדש |
עובד חדש באוניברסיטה
|
אחריות לביצוע |
מועד ביצוע |
|
|
קביעת הסדרי חפיפה למידע אודות נוהל הסדרי החפיפה בסעיף 6 .
תיאום מועד כניסה לתפקיד- עד לחודשיים מיום הבחירה
|
הודעת בחירה ותיאום מועד לתחילת עבודה למידע אודות המסמכים הנדרשים להכנת כתב המינוי לעובד חדש.
|
הממונה ביחידה המגייסת וביחידה ממנה התקבל העובד |
עם הבחירה |
|
|
הודעת קבלה |
מדור גיוס והשמה |
עם הבחירה |
||
|
מכתב בחתימת סגנית מנהל אגף מש"א |
הודעה במייל |
|||
|
סיכום תנאי העסקה בהתאם למקובל בתפקיד החדש
|
|
מדור גיוס והשמה בתיאום עם מנהל היחידה |
סמוך לבחירה |
|
|
עדכון הצוות ביחידה אודות העובד החדש ותפקידו שיחה בע"פ או הודעה במייל לעובדי היחידה המגייסת |
מנהל היחידה או ממונה ישיר |
סמוך לבחירה |
||
|
מינוי חונך או מלווה אישי/מקצועי |
ממונה ביחידה |
סמוך לבחירה |
||
|
בהסתמך על חומר כתוב והידע שצבר העובד המפנה את התפקיד |
ממונה ישיר ומפנה התפקיד |
עד לכניסה לתפקיד |
||
|
ארגון סביבת העבודה האישית |
ממונה ישיר או מי שימונה על ידו |
טרם הכניסה לתפקיד |
||
|
העברת "טופסולוגיה" לצורך הכנת כתב מינוי אל צוות ההשמה באמצעות מייל או שליח (אין להעביר בדואר בשל לו"ז הצפוף) |
רפרנט כ"א ביחידה המגייסת |
מוקדם ככל שניתן, טרם הכניסה לתפקיד |
||
|
הנפקת כתב מינוי הזנה במערכת אורקל (מותנה בקבלה של כל המסמכים הדרושים כמפורט לעיל) |
מדור גיוס והשמה |
לא יאוחר מתחילת העבודה |
||
2. היום הראשון לעבודה - "ברוכים הבאים"
|
עובד חדש ( חדש בתפקיד או באוניברסיטה) |
אחריות לביצוע |
מועד ביצוע
|
|
קבלת פני העובד כרטיס ברכה ו/או מתנה סימלית |
ממונה ישיר |
היום הראשון לעבודה |
|
עריכת היכרות עם הצוות ביחידה הצגת העובד , סבב היכרות בחדרי היחידה מתן דף קשר יחידתי הצגת החונך |
||
|
הצגת הסביבה הפיזית הקרובה ומתן הסבר כללי להתמצאות בקמפוס באמצעות סיור במתחם הרלבנטי ומתן מפת הקמפוס |
||
|
החתמת העובד על כתב מינוי מתן כרטיס עובד (לעובד חדש באוניברסיטה) |
3. מחצית שנה ראשונה בתפקיד – "תקופת ניסיון"
|
עובד אוניברסיטה בתפקיד חדש |
עובד חדש באוניברסיטה |
אחריות לביצוע |
מועד ביצוע |
|
הגדרת תחומי התפקיד ומרחב הסמכויות כולל אופן השתלבות התפקיד במערך היחידתי והאוניברסיטאי הצגת הנורמות, ערכי היחידה ויעדיה תיאום ציפיות העברה מקיפה ושוטפת של הידע הנדרש היכרות עם הנהלים והתקנונים הקניית תהליכי עבודה העשרה מקצועית בהתאם לצורכי התפקיד- באמצעות קורסים לימוד באמצעות הסבר ספציפי, דוגמאות, צפייה והתנסות העברת התכנים הנדרשים באמצעות שיחות אישיות, מידע על הכנת תיק חפיפה הפנייה למידע כתוב באתר וקריאה של חומר כתוב, "תורה שבע"פ" לרבות טיפים |
ממונה ישיר או חונך
|
ועד לתום תקופת הניסיון |
|
|
|
ביצוע בדיקות ע"י רופא תעסוקתי
|
מדור גיוס והשמה יעביר הפנייה לעובד והממונה הישיר יוודא ביצוען |
במהלך החודש הראשון |
|
|
שיחת קליטה |
מדור גיוס והשמה |
במהלך החודש הראשון |
|
|
זימון ליום אורינטציה לעובד החדש |
מדור הדרכה ורווחה |
במהלך חודשי העבודה הראשונים |
|
|
הדרכת בטיחות |
ממונה בתיאום עם הממונה על הבטיחות באוניברסיטה |
במהלך חודשי העבודה הראשונים |
4 . הערכת תהליך הקליטה ומתן משוב
העובד הקבוע יוערך פעמיים במהלך מחצית שנת הניסיון : הערכה ראשונית וכללית – בתום כחודשיים, הערכה מקיפה – בתום חצי שנת ניסיון.
מועדי ההערכות לעובדים הזמניים עודכנו : הערכה ראשונה בתום ארבעה חודשים והערכה שנייה בתום תשעה חודשים.
כל אחת משיחות ההערכה, יתואמו עם העובד מראש, יוקצה זמן מספק וייבחר מקום נוח לקיום שיחת הערכה אפקטיבית. ההערכה תלווה בשיחת משוב.
|
עובד אוניברסיטה קבוע בתפקיד חדש ( * )
|
עובד חדש באוניברסיטה |
אחריות לביצוע |
מועד ביצוע |
|
הערכה ראשונית וכללית והעברת טופס משוב אל מדור גיוס והשמה. לצפייה בטופס הערכת עובד ראשונה בתפקיד |
ממונה ישיר בתאום עם ממונה היחידה |
לעובד קבוע בתום חודשיים, לעובד זמני בתום ארבעה חודשים. |
|
|
יש להעביר הערכה מקיפה למדור גיוס והשמה |
לעובד קבוע בתום חצי שנה לצורך קבלת קביעות בתפקיד ** לעובד זמני בתום תשעה חודשים. |
||
( * ) עובד קבוע באוניברסיטה שנכנס לתפקיד חדש, בתום מחצית שנת הניסיון ועפ"י המלצת הממונים עליו- יקבל קביעות בתפקיד.
(**)במקרה של התלבטות, יפנה הממונה אל מדור גיוס והשמה בבקשה מנומקת להארכת תקופת הניסיון . הבקשה תיבדק ע"י הנהלת אגף משאבי אנוש וועד העובדים והיה ותוארך בהתאם תקופת הניסיון בתפקיד ב-3 חודשים נוספים, אשר בסיומם חייבת להתקבל החלטה באשר למתן קביעות בתפקיד.
