רשימת עובדים שעבדו במהלך תקופה
החוזר מיועד לעובדים המפיקים רשימות שמיות שונות מתוך המערכת.
הנדון: רשימות שמיות של עובדים שעבדו במהלך תקופה
דוחות הדיסקברר מהם מפיקים את מרבית הדוחות על המערכת, מציגים נתונים הנכונים ליום מסוים בלבד. כלומר הם אינם יכולים לתת נתונים מצטברים מסוג של "כל עוזרי ההוראה שעבדו במהלך שנת הלימודים". עם זאת, באופן טבעי יש דרישה לספק נתונים המתייחסים לרצף זמן, כמו שנת לימודים, שנה קלנדרית או סמסטר (בדרך כלל אין שינויים במהלך הסמסטר).
פתרון אפשרי הוא שימוש בתדפיס הבקרה התקציבית והעברתו לאקסל, כפי שמוסבר ב- https://hrweb.tau.ac.il/erp-hr/summary . היתרון – פירוט ברמה החודשית של היקף ההעסקה של כל אחד מהעובדים/מלגאים המופיעים בתדפיס. החיסרון – דוח כבד ומסורבל המחייב בחינה פרטנית של כל שורה.
פתרון אפשרי אחר הוא שליפת רשימה בעזרת שאילתת "עובדים/מלגאים לפי יחידה וסעיף הוצאה" כמוסבר להלן. בדוגמה אפיק את רשימת כל עוזרי ההוראה (סעיף הוצאה 135) שעבדו ביחידה מסוימת בשנת הלימודים תשע"ה. כמובן שאפשר להתאים את זה לכל אוכלוסייה ומועד כנדרש. פתרון זה מחייב שליטה בסיסית באקסל, או היעזרות בשולטים באקסל ביחידה:
- רעננו את זיכרונכם בנושא חיפוש עובדים/מלגאים ב- https://hrweb.tau.ac.il/erp-hr/search
- הפעילו את מסך החיפוש לפי הפרמטרים המצורפים (בהתאמה ליחידה שלכם) שימו לב במיוחד לשדות המסומנים באדום:
כתוצאה תקבלו את כל עוזרי ההוראה שעבדו ביחידה ממועד הקמת המערכת ועד התאריך המסומן (כמות העובדים יכולה להגיע למאות ואלפים, לפי גודל היחידה, זה מצב סביר).
- בצעו יצוא של הנתונים לאקסל כמוסבר בקישור שבסעיף 1.
- באקסל נמחק את כל אלה שלא עבדו בשנת הלימודים הנוכחית כלהלן:
- בעמודה F "מצב פעילות", נסנן ונציג רק את מי שאיננו במצב פעילות 00
- את הקבוצה שנשארה, נמשיך ונסנן ובעזרת "מסנן התאריכים". נציג את כל השורות שהשדה "תחילת מצב" (טור G) קודם ל-02/10/2014.
- השורות שנותרו לאחר שני הסינונים, הן רשימת העובדים שסיימו את עבודתם עד ה-1/10/2014 ובהם אנחנו לא מעוניינים. נמחק את כל השורות האלה.
- נבטל את הסינונים ונשאר עם רשימת העובדים שעבדו במהלך השנה. הרשימה תיראה ככה:
- לכל מי שמפסיק לפני סוף השנה (מסומנים באדום בדוגמה):
- בשדה "מצב פעילות" (טור F), יהיה רשום מצב הפעילות הידוע כעת למועד ההפסקה
- התאריך הרשום בשדה "תחילת מצב" (טור G), הוא תאריך ההפסקה.
- השדה "סיום מצב" (טור H) יהיה ריק.
- למי שממשיך עד סוף השנה או מעבר לה, התאריך הרשום בשדה "סיום מצב" (טור H), הוא תאריך גמר המינוי.
- הרשימה איננה מציגה שינויים במשך השנה כשינויי היקף משרה, או הפסקה וחזרה באותה שנה.
בתקווה שיהיה לכם לעזר,
יואב הרמן
Erp-Hrמנהל
