• ראשי
  • טיפול בכתובות מייל

    שלום לכולם,

    הנדון: טיפול ועדכון כתובות מייל במערכות האוניברסיטאיות

    חוזר זה מיועד ל:

    • עובדים המטפלים בהזנת עובדים ופרטים אישיים במערכת משאבי אנוש.
    • מתאמי מערכות המחשוב ביחידות.

     

    במערכת משאבי אנוש הוכנס תיקון החוסם עדכון כתובת מייל במערכת לעובד קיים. ניתן להזין ולעדכן כתובת מייל לעבוד חדש שסטטוס האישור שלו נמוך מ-03 (להעברה לחילן) או לעובד קיים שלא מוזנת לו כלל כתובת מייל.

     

    להלן הליכי הטיפול בכתובת מייל לעובד (עובדים מכל הסוגים):

    1. לעובד חדש תוזן בעת פתיחתו במערכת מ"א, כתובת מייל שבה הוא משתמש (פרטית או אוניברסיטאית). שדה זה הוא שדה חובה בהקמת עובד חדש. יש להנחות את העובד לבדוק את תיבת הדואר הזו משום שישלחו אליו לכתובת זו הודעות מהאוניברסיטה.
    2. לאחר אישור העובד להורדה לשכר (סטטוס אישור 03), אם אין לו עדיין תיבת דואר אוניברסיטאית, תשלח אליו הודעה אוטומטית מאגף מערכות מידע עם הנחיות לפתיחה עצמית של קוד משתמש (לכניסה ל-MYTau) ותיבת דואר אוניברסיטאית. לאחר שהעובד סיים את הליך פתיחת התיבה, תתעדכן כתובת המייל החדשה באלפון האוניברסיטה ומשם במערכות השונות ודרך הממשק, בחילן וחילן-נט., העובד יתחיל לקבל לתיבה החדשה את ההודעות מהאוניברסיטה.
    3. מערכת חילן-נט (נוכחות, צפייה בתלושי שכר ודיווח מחלה לסגל אקדמי), תשלח הודעות לעובד לפי כתובתו המדווחת במערכת. כלומר יתכן שבימים הראשונים לעבודתו ישלחו הודעות לתיבת הדואר הפרטית עד שיושלם הליך פתיחת תיבת הדואר האוניברסיטאית ועדכון המערכות.
    4. מבלי להשלים את ההליך בסעיף 2 – פתיחה של משתמש אוניברסיטאי, לא יוכל העובד להיכנס ל-MYTau ומכאן למערכת חילן-נט.
    5. העובד יכול לעדכן בכל עת את כתובת המייל שלו בספר הטלפונים האוניברסיטאי, דרך "עדכון פרטים אישיים" במסך של MYTau. עדכון זה ישמש את כל מערכות האוניברסיטה המשתמשות בכתובות מייל.
    6. במידה ויש תקלה בתהליך, מתאמי המערכות ביחידה יכולים להתערב, לפתוח משתמש אוניברסיטאי או לעדכן כתובת.

     

    הודעה זו נשלחת לתפוצת משתמשי מערכת משאבי אנוש ולתפוצת מתאמי המערכות.

     

     

    בברכה

    יואב הרמן

    מנהל Erp-Hr

    אוניברסיטת תל-אביב, ת.ד. 39040, תל-אביב 6997801
    Developed by
    UI/UX Basch_Interactive