נסיעה אקדמית

נסיעה אקדמית, תאושר בהתקיים אחד מהתנאים המפורטים להלן:

1. פעילות אקדמית או ניהולית בשם האוניברסיטה ו/או למענה.

2. נסיעה לכנס, השתלמות אקדמית, שיתוף פעולה מחקרי וכיו"ב.

3. רשימת מאמרים/ פרסומים מהשנים האחרונות.

בקשה לאישור נסיעה אקדמית יש להגיש מעל חודש מראש ובכתב באמצעות הפקולטה הרלוונטית לגורמים המאשרים, להורדת טופס בקשת נסיעה.

הגורמים המאשרים:

* נסיעה בתפקיד של עובד חבר הסגל האקדמי תבגמלאות תאושר ע"י ראש החוג/מנהל מחלקה, ע"י דקאן הפקולטה וע"י הרקטור.

  *נסיעה אקדמית מעל 10 ימים במהלך הסמסטר ו/או למחקר בספריות תועבר בנוסף לאישור הרקטור.

לאחר חתימת כל הגורמים המאשרים בקשת הנסיעה תועבר למדור נסיעות וזכויות אקדמית להמשך טיפול.

​

תוכן הבקשה:

הבקשה תכלול את הפרטים הבאים:

1. פרטים אודות הנסיעה, לרבות: יעדיה, מטרותיה, תוכנית מפורטת ונימוקים לנחיצותה.
2. אישורים לפעילות האקדמית: הזמנה לכנס ו/ו אישור ביצוע רישום לכנס הכוללים את תאריכי הכנס, הזמנה מהמארחים, קביעת פגישות מחקר לפעילות מחקרית, ביקור בספריות יש לצרף מכתב המפרט את נושא המחקר ואת תוכן הפעילות בספריה.
3. פרטים טכניים כגון: מסלול נסיעה מפורט, כולל עצירות הביניים, תקופת שהייה מתוכננת, תאריכי יציאה וחזרה.
4. פרטים אודות ההוצאות הכרוכות בנסיעה:

                 כרטיסי טיסה – סוכנות מאושרת ע"י האוניברסיטה או רכישה עצמית.

                 הוצאות אש"ל – בהתאם לטבלת התעריפים הקבועים לגבי מדינות היעד.

                 דמי רישום – יוכרו למקדמה בהצגת קבלה.

     5. מקורות למימון הנסיעה לרבות התקציב המיועד למימון הנסיעה כולה או חלקה.

     6. הצהרת מימון –  יש לציין כל מימון הניתן עבור הוצאות הנסיעה ממקורות אחרים, לרבות מימון בבתי

         הארחה של המזמינים, טיסות, דמי רישום, ו/או מימון עתידי הצפוי להתקבל גם לאחר החזרה מהפעילות.

     7. השכרת רכב: נימוקים לבקשה להשכרת רכב.

     8. קבלת המקדמה – במט"ח בבנק הפועלים סניף איינשטיין או נתב"ג בציון סוג המטבע, או לחשבון העובד

         בארץ במט"ח או בשקלים.

     9. ביטוח- האוניברסיטה משתתפת בעלות אך אינה אחראית לרכישת הביטוח לצורך נסיעה לחו"ל.

כאשר רק חלק מהנסיעה מוכר כפעילות אקדמית, יציין איש הסגל את מספר הימים שאינם במסגרת הפעילות האקדמית.

ארגון הנסיעה:

חבר סגל שבקשת הנסיעה שלו אושרה והועברה למדור נסיעות, יפנה למדור לא יאוחר מ-21 יום לפני מועד הנסיעה המתוכנן לשם ארגון סדרי הנסיעה.

כרטיס טיסה- במידה וכרטיס הטיסה לא נרכש באופן עצמאי, ניתן להזמין כרטיס טיסה מול אחד מסוכני הנסיעות עמם קשורה האוניברסיטה בהסכם, חבר הסגל יזמין את כרטיס הטיסה ויפנה את סוכן הנסיעות לרפרנטית המטפלת בבקשת הנסיעה המאושרת, לצפייה ברשימת סוכני הנסיעות.

מקדמה – היה וחבר הסגל הקפיד למלא את סעיף ההוצאות הצפויות לו במסגרת הפעילות האקדמית המאושרת ואת האופן בו הוא מבקש לקבל את המקדמה, עם הכנת המקדמה ע"י הרפרנטית, ישלח אליו מייל כשבוע לפני הנסיעה ובו פרטי המקדמה אותה הוא צפוי לקבל בהתאם לבקשתו.

בקשת נסיעה שתגיע למדור נסיעות פחות מחודש לפני הנסיעה, לא ניתן להבטיח שתטופל והנוסע יוכל לקבל החזר הוצאותיו רק בעת ההתחשבנות, עם שובו.

דיווח התחשבנות:

חבר סגל השב מנסיעה אקדמית מאושרת, ישלח בתוך 30 יום ממועד שובו דוח הוצאות לנסיעה או יקבע פגישה להתחשבנות באמצעות המערכת לזימון תורים להסבר כניסה לקביעת פגישה במערכת לזימון תורים.

בתקופה שלאחר הקיץ מומלץ לקבוע פגישת התחשבנות במעמד הגשת בקשת הנסיעה.

דיווח התחשבנות ובו כל המסמכים כנדרש שישלח למדור הנסיעות יטופל בתוך כשבועיים מהגעתו למדור וכחודש בתקופת הקיץ.

את מסמכי הנסיעה להתחשבנות יש להגיש כמפורט בנוהל התחשבנות לאחר נסיעה, לצפייה בנוהל דיווח תחשבנות לאחר נסיעה.

להורדת טפסי נסיעה והתחשבנות

* כל הכתוב לעיל הינו תקציר ובכפוף למידע אשר ניתן למצוא בנוהל נסיעה לחו"ל בתפקיד.