נסיעת סגל מנהלי/טכני

נסיעה בתפקיד של סגל מנהלי/טכני, תאושר בהתקיים אחד מהתנאים המפורטים להלן:

1. פעילות אקדמית או ניהולית בשם האוניברסיטה ו/או למענה.

2. נסיעה לכנס, השתלמות אקדמית, שיתוף פעולה מחקרי וכיו"ב.

בקשה לאישור נסיעה תוגש לפחות חודש מראש ובכתב באמצעות הפקולטה הרלוונטית לגורמים המאשרים.

הגורמים המאשרים:

* נסיעה בתפקיד של עובד חבר הסגל המנהלי/טכני, תאושר ע"י מנהל האגף למשאבי אנוש, בצירוף המלצות מנהל היחידה ומנהל האגף אליו כפופה היחידה (בהיעדר מנהל אגף – המלצת מנהל יחידה בלבד) או משנה מנהלי לדקאן הפקולטה (אם היחידה מנוהל במסגרת הפקולטה).

* נסיעה בתפקיד של משנה מנהלי לדקאן בפקולטה תאושר ע"י דקאן הפקולטה ומנהל אגף משאבי אנוש.

* נסיעות השתלמות של מנהלי אגפים, מנהלי יחידות, משנה מנהלי לדקאן ועובדים הכפופים ישירות למנכ"ל יאושרו ע"י המנכ"ל.

* נסיעה של עובד האגף לקשרי חוץ המיועדת לגיוס כספים בחו"ל תאושר ע"י נשיא האוניברסיטה.

לאחר חתימת כל הגורמים המאשרים בקשת הנסיעה תועבר למדור נסיעות וזכויות אקדמית להמשך טיפול.

תוכן הבקשה:

הבקשה תכלול את הפרטים הבאים:

1. פרטים אודות הנסיעה, לרבות: יעדיה, מטרותיה, תוכנית מפורטת ונימוקים לנחיצותה.
2. אישורים לפעילות האקדמית: הזמנה לכנס ו/ו אישור ביצוע רישום לכנס הכוללים את תאריכי הכנס, הזמנה מהמארחים, קביעת פגישות מחקר, לפעילות מחקרית וביקור בספריות יש לצרף מכתב המפרט את נושא המחקר ואת הקשר של חבר הסגל ליעד זה.
3. פרטים טכניים כגון: מסלול הנסיעה מפורט, כולל עצירות הביניים, תקופת שהייה מתוכננת, תאריכי יציאה וחזרה.
4. פרטים אודות ההוצאות הכרוכות בנסיעה:

                 כרטיסי טיסה – סוכנות מאושרת ע"י האוניברסיטה או רכישה עצמית.

                 הוצאות אש"ל – בהתאם לטבלת התעריפים הקבועים לגבי מדינות היעד.

                 דמי רישום – יוכרו למקדמה בהצגת קבלה.

     5. מקורות למימון הנסיעה לרבות התקציב המיועד למימון הנסיעה כולה או חלקה.

     6. הצהרת מימון –  יש לציין כל מימון הניתן עבור הוצאות הנסיעה ממקורות אחרים, לרבות מימון בבתי

         הארחה של המזמינים, טיסות, דמי רישום, ו/או מימון עתידי הצפוי להתקבל גם לאחר החזרה מהפעילות.

     7. השכרת רכב: נימוקים לבקשה להשכרת רכב.

     8. קבלת המקדמה – במט"ח בבנק הפועלים סניף איינשטיין או נתב"ג בציון סוג המטבע, חשבון מט"ח

         בארץ, בשקלים לחשבון העובד.

     9. ביטוח- האוניברסיטה משתתפת בעלות אך אינה אחראית לרכישת הביטוח לצורך נסיעה לחו"ל.

כאשר רק חלק מהנסיעה מוכר כפעילות אקדמית, יציין איש הסגל את מספר הימים שאינם במסגרת הפעילות אקדמית.

ארגון הנסיעה:

חבר סגל שבקשת הנסיעה שלו אושרה והועברה למדור נסיעות, יפנה למדור לא יאוחר מ-21 יום לפני מועד הנסיעה המתוכנן לשם ארגון סדרי הנסיעה.

כרטיס טיסה- במידה וכרטיס הטיסה לא נרכש באופן עצמאי, ניתן להזמין כרטיס טיסה מול אחד מסוכני הנסיעות עמם קשורה האוניברסיטה בהסכם, חבר הסגל יזמין את כרטיס הטיסה ויפנה את סוכן הנסיעות לרפרנטית המטפלת בבקשת הנסיעה המאושרת.

מקדמה – היה וחבר הסגל הקפיד למלא את סעיף ההוצאות הצפויות לו במסגרת הפעילות האקדמית המאושרת ואת האופן בו הוא מבקש לקבל את המקדמה, עם הכנת המקדמה ע"י הרפרנטית, ישלח אליו מייל כשבוע לפני הנסיעה ובו פרטי המקדמה אותה הוא צפוי לקבל בהתאם לבקשתו.

בקשת נסיעה שתגיע למדור נסיעות פחות משבוע לפני הנסיעה, לא ניתן להבטיח שתטופל והנוסע יוכל לקבל החזר הוצאותיו רק בעת ההתחשבנות,

עם שובו.

דיווח התחשבנות:

חבר סגל השב מנסיעה אקדמית מאושרת, ישלח בתוך 21 יום ממועד שובו דוח הוצאות לנסיעה או יקבע פגישה להתחשבנות באמצעות המערכת לזימון תורים.

בתקופה שלאחר הקיץ מומלץ לקבוע פגישת התחשבנות במעמד הגשת בקשת הנסיעה.

את מסמכי הנסיעה להתחשבנות יש להגיש כמפורט בעמוד התחשבנות לאחר נסיעה.

להורדת טפסי נסיעה והתחשבנות

* כל הכתוב לעיל הינו תקציר ובכפוף למידע אשר ניתן למצוא בנוהל נסיעה לחו"ל בתפקיד.