הנחיות להצמדת מסמכים

החוזר מיועד לעובדים המזינים עדכוני פרטים אישיים למערכת משאבי אנוש, ולחשבי השכר הבודקים עדכונים אלה.

 

עם העברת נושא עדכון פרטים אישיים ליחידות, נקבע כי בעת הזנת עדכון פרטים אישיים, יש להצמיד למערכת משאבי אנוש מסמכים. המסמכים שיש להצמיד אותם הם: טופס עדכון פרטים אישיים בחתימת העובד המבקש את העדכון, ומסמכי אסמכתא לביצוע העדכון, בדרך כלל צילום תעודת זהות.

מעבר לזאת, ניתן לבצע הצמדה של מסמכים לפי בחירת המשתמש לכל מסך רלוונטי לנושא המסמכים המוצמדים, אך לא ניתן לבצע הצמדה למסכים המכילים נתונים מסוג EIT למשל מסך "נתונים אישיים נוספים", או "פרטים נוספים על המינוי". יש לזכור שהמסמכים המוצמדים ניתנים לצפייה על ידי כל מי שיש לו הרשאה לראות את העובד.

להלן הנחיות לביצוע ההצמדה:

1. יש לסרוק את המסמך לתיקייה במחשבו של המשתמש. אנא הקפידו על סריקה בנפחים לא גדולים. הפורמט המומלץ לסריקה הוא Pdf.

 

2. להצמדת מסמכים הקשורים בעדכון פרטים אישיים, יש להיכנס למסך "אנשים" של העובד ולבחור מרשימת האייקונים למעלה ב"מהדק המשרדי".

3. בעמודה "קטגוריה" יש לבצע חיפוש בעזרת סימן האחוז ולבחור קטגוריה לפי העניין. בהזנת עדכון פרטים אישיים יש להקפיד לבחור ב"טופס עדכון פרטים אישיים" או "מסמכים פרטים אישיים" לפי העניין.

ניתן במקום לבצע חיפוש, להקיש בעמודה "קטגוריה" את המילה "טופס" או "מסמכים" להקיש על מקש  ה-TAB שבמקלדת (המקש עם שני החיצים בכיוונים הפוכים) והקטגוריה המתאימה תעלה.

4. בעמודה "תיאור" יש לרשום טקסט קצר שיעזור להבין מה מכיל המסמך. משהו כמו "עדכון כתובת 02/14" וכו'.

 

5. בעמודה "סוג הנתונים" יש לפתוח את הרשימה ולבחור ב"קובץ" (למרות שהוא רשום כבר). נפתח מסך לטעינת הקובץ. יש לגשת בעזרתו לתיקייה בה נמצא המסמך ולהצמיד אותו.

 

6. לאחר ההצמדה יש לסגור את חלון ההצמדה ולאשר שהקובץ נטען בהצלחה

 

7. בפעם הבאה שניכנס לעובד נראה שהאייקון של המהדק המשרדי השתנה ונראה כאילו הוא מכיל מסמך צהוב. אייקון כזה מראה שבמסך הזה יש מסמכים סרוקים. הקשה על האייקון, תפתח את מסך המסמכים

המוצמדים ותאפשר גישה אליהם.

 

 

בברכה

 

יואב הרמן

Erp-Hrמנהל

אגף משאבי אנוש

אוניברסיטת תל אביב עושה כל מאמץ לכבד זכויות יוצרים. אם בבעלותך זכויות יוצרים בתכנים שנמצאים פה ו/או השימוש שנעשה בתכנים אלה לדעתך מפר זכויות, נא לפנות בהקדם לכתובת שכאן >>
אוניברסיטת תל אביב
P.O. Box 39040, Tel Aviv 6997801