התחשבנות לאחר נסיעה
זכויות היוצאים לפעילות אקדמית מאושרת בחו"ל
חבר סגל החוזר מנסיעה אקדמית יגיש למדור נסיעות וזכויות אקדמית דו"ח הוצאות כספי בצירוף טופס דיווח הוצאות, לא יאוחר מ-30 יום מיום חזרתו לארץ.
לדו"ח יצורפו הקבלות המתאימות ושוברי כרטיסי העליה למטוס בהתאם לזכויות היוצאים לפעילות אקדמית כמפורט בהמשך, להורדת טופס דיווח התחשבנות.
לאחר עריכת ההתחשבנות: החזר יועבר בשקלים לחשבון העובד, חוב (בנסיעות בהן הוכנה מקדמה מראש) ניתן לשלם באשראי בקישור המצורף.
לתשלום באשראי יש להזין תחילה מספר ת.ז ולאחר מכן את מספר הנסיעה, אותה ניתן למצוא במערכת ה-ERP, ואז יתקבל הסכום לתשלום בשקלים.
התחשבנות:
1. כרטיס טיסה
חבר הסגל רשאי להשתמש בכספים הרשומים לזכותו בקרן לרכישת כרטיס טיסה עבורו בלבד (ולא עבור בן משפחה המצטרף אליו), ליעד בו תתקיים הפעילות האקדמית וחזרה.
** עבור כרטיס טיסה ששולם לסוכן יש להציג את כל כרטיסי העליה למטוס המקוריים, במקרה של מימון כרטיס הטיסה ע"י המארחים, יש להציג צילום כרטיסי העליה למטוס בצירוף מסלול הנסיעה itinerary.
החזר עבור כרטיס טיסה ששולם על-ידי חבר הסגל באמצעות סוכנות נסיעות בארץ יש להציג חשבונות+קבלה מקורית בצירוף כל כרטיסי העלייה למטוס המקוריים.
החזר עבור כרטיס טיסה ששולם באמצעות האינטרנט, יש להציג את ההזמנה+אישור התשלום עבורה/קבלה, בצירוף כל כרטיסי העלייה למטוס המקוריים.
2. לינה וכלכלה
חבר הסגל זכאי לכיסוי הוצאות הלינה במסגרת הפעילות האקדמית בחו"ל בלבד וזאת עד לתקרה כפי שנקבעה על-ידי מס הכנסה ומצוינת בטבלת תעריפי הוצאות נסיעה לחו"ל ומתעדכנת מידי שנה, לצפייה בטבלת תעריפי הוצאות לחו"ל.
בהמשך לביקורות מס הכנסה משנים קודמות, המסגרת של הפעילות האקדמית המוכרת עבורה ניתן לאשר כיסוי הוצאות לינה הינה, הלילה שלפני תחילת הפעילות האקדמית וזאת בתנאי שהלינה הינה ביעד האקדמי בלבד, למעט יעדים רחוקים שאליהם אין טיסות ישירות ואילוצי טיסה לא מאפשרים להגיע ליעד בלילה שלפני תחילת הפעילות האקדמית.
לעניין זה, מוכר הלילה שלפני הפעילות האקדמית שאינו ביעד הכנס בתאריך היציאה מהארץ ובתחנת הביניים בדרך ליעד בו מתקיימת הפעילות האקדמית (מקרה בו איש הסגל עזב את הארץ יותר מיומיים לפני תחילת הפעילות האקדמית ביעדים מרוחקים, לא יאושר כיסוי עבור לינה שאינה ביעד הכנס).
בגין הלילות עבורם זכאי חבר הסגל להחזר יקבל תוספת כלכלה (א"ש - אוכל שתיה) בהתאם ליעד הפעילות ולתעריפים הנקבעים ע"י מס הכנסה ומתעדכנים מידיי שנה, עבור סכום זה לא נדרש איש הסגל להציג קבלות מזון.
במקרה של כיסוי הוצאות לינה על-ידי המארחים, לרבות אירוח בבתי הארחה ללא עלות במסגרת הפעילות, זכאי יהיה איש הסגל לכיסוי כלכלה בלבד,וכאמור, לא נדרש להציג קבלות מזון.
** להחזר עבור הוצאות מלון יש להציג את הקבלה המקורית כפי שנתקבלה במעמד השהייה במלון תוך הקפדה כי אופן התשלום צויין בחשבון/קבלה.
ההחזר הוא עבור עלות החדר בלבד, ואינו כולל ארוחות והוצאות נוספות אחרות למעט אינטרנט.
בהתאם להוראות מס הכנסה: במקרה בו הוזמן חדר עבור שני אנשים ו/או יותר בחדר כיסוי ההוצאות יהיה 80% בלבד מעלות הלינה ללילה.
החזר הוצאות לינה עבור הלילה השמיני יחושב החל ממועד תחילת הפעילות או יום לפני במידה ואושר, ויהיה בגובה 75% מהעלות ללילה, לא יותר מהתקרה הקבועה בטבלת התעריפים ולא פחות בהתאם.
3. אש"ל ללא קבלות
תעריף קבוע, המצוין בטבלת תעריפי הוצאות נסיעה לחו"ל המתעדכנת מידי שנה, סכום זה יכסה את עלות הלינה והכלכלה של איש הסגל עבור ימי הפעילות
בלבד ובגין סכום זה אינו חייב להציג קבלות עבור לינה ומזון.
4. דמי רישום
חבר סגל היוצא לפעילות אקדמית מאושרת בחו"ל, זכאי להוצאות בגין רישום לכנס, וחברות באיגוד.
** הצגת קבלה מקורית ו/או אישור העברה בנקאית.
תשלום עבור ארוחות ואירועים חברתיים במסגרת הכינוס אינם מאושרים לכיסוי.
5. נסיעות
חבר סגל היוצא לפעילות אקדמית מאושרת בחו"ל, זכאי לכיסוי הוצאות בגין נסיעותיו במסגרת הפעילות האקדמית בחו"ל בלבד, הנסיעות בגינן ניתן לקבל החזר:
נסיעות בארץ - שדה התעופה וחזרה.
נסיעות ביעד הפעילות - שדה התעופה וחזרה.
נסיעות ביעד במסגרת הפעילות – מלון ומקום הפעילות וחזרה.
חשוב: להכרה בהוצאות אלו על חבר הסגל לציין את יעדי נסיעותיו על-גבי הקבלות.
**קבלת ההחזר עבור נסיעות יהיה בהצגת קבלות מקוריות בלבד.
6. ביטוח בריאות
חבר סגל היוצא לפעילות אקדמית מאושרת בחו"ל, זכאי לקבל מהאוניברסיטה השתתפות בהוצאות ביטוח בריאות, למשך תקופת הפעילות האקדמית שאושרה לו.
השתתפות האוניברסיטה בהוצאות ביטוח הבריאות של חברי הסגל תהייה בשיעור של 100% מהפרמיה בגין עלות הביטוח ועד לתקרה שתיקבע מזמן לזמן ע"י האוניברסיטה (כיום 1.30$).
חבר סגל המשתמש בקרן לאחר פרישתו לגמלאות, יהיה זכאי, אף הוא להשתתפות בביטוח בריאות בחו"ל, בתנאים האמורים לעיל.
חשוב: רכישת פוליסת הביטוח טרם הנסיעה לחו"ל הינה באחריות חבר הסגל בלבד.
זכויות היוצאים לפעילות אקדמית בארץ – החזר הוצאות
כרטיס טיסה - חבר סגל היוצא לפעילות אקדמית באילת, רשאי להשתמש בכספים הרשומים לזכותו בקרן לרכישת כרטיס טיסה עבורו בלבד (ולא עבור בן משפחה המצטרף אליו).
לינה– חבר סגל היוצא לפעילות אקדמית בארץ, זכאי לכיסוי הוצאות הלינה בלבד (ללא כלכלה) במסגרת הפעילות האקדמית בלבד ובגובה של עד 75% מהלילה הראשון וזאת עד לתקרה מקסימום או מינימום כפי שנקבעה על-ידי מס הכנסה ומצוינת בטבלת תעריפי הוצאות נסיעה לחו"ל ומתעדכנת מידי שנה.
נסיעות – במסגרת הפעילות האקדמית בארץ זכאי חבר הסגל להחזר נסיעות במוניות, אוטובוסים או רכבות למעט החזר הוצאות עבור השימוש ברכבו הפרטי.
נסיעות ביעד הפעילות - שדה התעופה וחזרה או מהבית ליעד הפעילות וחזרה בלבד.
** ההחזר יועבר בתום הפעילות בהצגת קבלות מקוריות עבור לינה ונסיעות, וספחי עליה למטוס בטיסות לאילת.
* כל הכתוב לעיל הינו תקציר ובכפוף למידע אשר ניתן למצוא בנוהל נסיעה לחו"ל בתפקיד.
